La voz de los expertos: Qué necesita hacer un hotel para atraer bodas

por | 22 Nov 2019 | Expertos

En general. se pasan casi cinco horas de la boda en un mismo lugar. (Foto: Pelican Hill by Lost In Love Photography)

Lauren Grech, de la agencia LLG, habla sobre las lamentables estrategias de ventas y marketing de los hoteles cuando se trata de atraer a parejas que desean organizar una boda.

Cuando empecé a escribir este artículo, mi plan era tomar cinco puntos clave del «LLG Standard», una evaluación de eventos que desarrollé en los últimos años y que apliqué a numerosos hoteles a través de visitas in situ. Este Standard me llevó a construir y enseñar cursos básicos para el programa de maestría en Administración de Eventos del New York University Center of Hospitality, el primero de su tipo en Estados Unidos.

Por lo tanto, pensé que también podría hacer esta evaluación de eventos a distancia y aplicarla a los hoteles en base a la información proporcionada por una búsqueda general en su sitio web. Si no estaba en sus sitios web principales, estaba seguro de que podría encontrar los criterios que yo (y muchos otros planificadores de eventos o parejas en busca de lugares) necesitaba en su página de bodas, reuniones o eventos.

Sin embargo, cuando empecé a revisar la lista de hoteles dentro de mi portfolio y varios listados online, me di cuenta de que ninguno de estos hoteles sabe qué información mostrar en su sitio web o la información más útil para mostrar al planificador o a la pareja.

Por ejemplo, uno de mis cinco puntos clave fue examinar el número de habitaciones que tenía el hotel, en relación con su espacio para eventos. Esto me permitiría comparar el número de invitados que podría invitar a mi evento con el número de invitados que podrían pasar la noche en el mismo hotel.

A medida que mi búsqueda fue avanzando, encontré el número de habitaciones (a veces), pero no pude encontrar las capacidades máximas para todos los espacios de eventos del hotel.

Y eso fue sólo el principio. Quería comparar su capacidad espacial interior con su capacidad espacial exterior; quería revisar un portfolio de imágenes y planos que me mostraran cada uno de los diferentes espacios; quería ver lo que otras parejas hicieron con el espacio para inspirarse y empezar a generar una idea de cuántas mesas o sillas cabrían, etc.

Sin embargo, lo que encontré fue información básica sobre los «servicios de planificación de bodas» o referencias de vendedores con imágenes y ofertas desactualizadas.

¿Cómo pueden ser relevantes los servicios de planificación de bodas cuando el primer paso de cualquier proceso es asegurar un espacio para albergar el evento? Se necesitan los detalles del espacio del evento antes de que pueda empezar a pensar en los detalles del evento.

Además, ni siquiera pude identificar todos los espacios para eventos que el hotel tenía para ofrecer. Las fotos en muchos de estos sitios web eran de lugares o espacios de ceremonia junto a la playa;

Sin embargo, las parejas normalmente sólo pasan veinte minutos del evento en un espacio de ceremonia no religiosa. La mayor parte del evento, alrededor de cinco horas, se pasa dentro de un espacio de recepción; sin embargo, no había representación de estas ofertas de recepción. Así que mientras que los espacios para ceremonias son hermosos y vendibles, principalmente quiero ver el espacio de recepción donde nuestros clientes están gastando más tiempo y dinero.

Mis hallazgos, y el hecho de que no es un secreto que las industrias de marketing experiencial y eventos continúan creciendo año tras año, demuestran que más hoteles necesitan empezar a invertir en espacios para eventos reales, en lugar de tratar de crear espacios para eventos dentro de su vestíbulo, restaurante, bar o suites de hotel que ya están.

La evaluación del evento que originalmente me propuse utilizar para mi columna de Influencer le da a los hoteles la capacidad de medir el rendimiento de su evento frente a un objetivo acreditado, así como también define los criterios correctos necesarios para construir o designar un nuevo espacio para eventos.

Algunas de las preguntas que evalúa el LLG Standard son:

  • ¿Cuántas habitaciones de hotel hay disponibles en comparación con la ocupación máxima del espacio para eventos?
  • ¿Dispone el hotel de un espacio para eventos? Los restaurantes y las servicios gastronómicos junto a la piscina no cuentan.
  • ¿Con qué proveedores trabaja el hotel y cuáles son los criterios de su lista de proveedores?
  • ¿Cuáles son los servicios de eventos que se ofrecen, con precios tanto en temporada alta como en temporada baja?
  • ¿Qué dicen los clientes o consumidores sobre la marca del hotel? Dado que las bodas son una experiencia personal, las parejas quieren sentirse personalmente conectadas con la marca de su hotel, especialmente si lo incluyen en su participación.

Si un hotel quiere considerarse un espacio de eventos de primera categoría, entonces, como mínimo, debe tener los cinco criterios que mencioné en su sitio web y dentro de sus materiales de venta, para que sean totalmente transparentes e informativos tanto para el organizador del evento como para el cliente.

Ahora, para cumplir con mi misión original de llevar a cabo estas evaluaciones remotas de eventos hoteleros, me enfrento a la necesidad de reelaborar mis criterios para obtener la información que está disponible actualmente en los sitios web de los hoteles; perseguir un cambio en toda la industria en las ventas de eventos hoteleros y en los materiales de marketing para incluir los criterios mencionados anteriormente; o bien, llevar a cabo mis evaluaciones exhaustivas en forma presencial.

Lauren Grech

Lauren Grech

CEO en LLG Agency & Profesora adjunta en la Universidad de Nueva York

Lauren Grech es la directora ejecutiva de LLG, una empresa de bodas bilaterales compuesta por un equipo de gestión de eventos internacionales y una agencia de bodas global, que opera en cinco industrias independientes: hospitalidad, turismo, medios de comunicación, educación y bodas. LLG Agency nació de la firma de diseño y gestión de eventos internacionales de Lauren que se especializa en bodas de lujo y eventos experimentales en la ciudad de Nueva York y en todo el mundo.

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